KIM InformatieProfs

In een aantal gevallen is het bruikbaar om berichten op te laten ballen tussen alle andere berichten. Bijvoorbeeld belangrijke storingsmeldingen waarop direct actie ondernomen moet worden. Hiervoor is in Outlook een eenvoudige instellingsregel aan te maken met de naam Voorwaardelijke Opmaak. Zie voor het instellen van voorwaardelijk opmaak in Outlook 2010 ook de instructie op Youtube.

1. Ga naar het tabblad “Beeld”
2. Klik op de knop “Weergave-instellingen”
3. Klik op de knop “Voorwaardelijke opmaak…”
4. Klik op de knop “Toevoegen”
5. Vul de naam in van de aan te maken regel
6. Klik op de knop “Lettertype…”
7. Selecteer bij “Punten” een opvallende lettergrootte
8. Selecteer bij “Kleur” een opvallende kleur
9. Klik op “OK”
10. Klik op de knop “Voorwaarde”
11. Stel de voorwaarde(n) waaronder de voorwaardelijke opmaak moet worden getoond
12. Klik vier maal op “OK”

Om de voorwaardelijke opmaak voor andere mappen te laten gelden zijn de volgende handelingen nodig:

1. Klik op het tabblad “Beeld”
2. Klik op de knop “Weergave wijzigen”
3. Vink de mappen waarvoor de voorwaardelijke opmaak van toepassing moet zijn
4. Klik “OK”

Om de instellingsregel te verwijderen zijn de volgende handelingen nodig:

1. Ga naar het tabblad “Beeld”
2. Klik op de knop “Weergave-instellingen”
3. Klik op de knop “Voorwaardelijke opmaak…”
4. Selecteer de regel die wilt verwijderen
5. Klik op de knop “Verwijderen”
6. Klik twee maal op “OK”

Kim Kennis & Informatie Management plaatst elke week een les uit haar Outlook e-mail training “Effectief E-Mail Gebruik” op haar blog. Meld u aan op ons twitter account @InformatieProfs en blijf ook op de hoogte.

Kent u de melding dat uw mailbox te groot is? Een opruimactie is nodig om de mailbox te blijven gebruiken voor het ontvangen en versturen van berichten. In deze opdracht wordt beschreven waar u snel de knelpunten kunt vinden. Zie voor het controleren van de mapgrootte in Outlook 2010 ook de instructie op Youtube.

1. Klik in het navigatievenster met de rechtermuisknop op de bovenste mailbox.
2. Selecteer “Eigenschappen van het gegevensbestand…”
3. Klik op het tabblad “Algemeen” op de knop “Mapgrootte”.
4. Controleer de grootte van weergegeven mappen.
5. Klik op “Sluiten”
6. Klik “OK”

Onderneem actie op de mappen die te veel ruimte in beslag nemen door deze op te schonen.

Kim Kennis & Informatie Management plaatst elke week een les uit haar Outlook e-mail training “Effectief E-Mail Gebruik” op haar blog. Meld u aan op ons twitter account @InformatieProfs en blijf ook op de hoogte.

Normaal gesproken toont Outlook alleen het aantal ongelezen items in iedere map. Hierdoor geeft u geen zicht op het totaal aantal items dat zich in de map bevindt. In deze tutorial ziet u hoe u Outlook instelt om het totaal aantal items in de map te tonen. Zie voor het totaal aantal map-items tonen in Outlook 2010 ook de instructie op Youtube.

1. Klik met de rechtermuisknop op een map met e-mailberichten
2. Klik op “Eigenschappen”
3. Vink aan op het tabblad “Algemeen” de optie “Totaal aantal items weergeven”
4. Klik “OK”

Kim Kennis & Informatie Management plaatst elke week een les uit haar Outlook e-mail training “Effectief E-Mail Gebruik” op haar blog. Meld u aan op ons twitter account @InformatieProfs en blijf ook op de hoogte.

Geselecteerde e-mailberichten worden na een paar seconden automatisch gemarkeerd als “gelezen”. Wanneer dit niet gewenst is dan kan deze automatische markering worden uitgezet. Zie voor het uitschakelen van het automatisch markeren als gelezen van e-mailberichten in Outlook 2010 ook de instructie op Youtube.

1. Ga naar tabblad “Bestand”
2. Selecteer “Opties”
3. Ga naar tabblad “E-mail”
4. Klik op de knop “Leesvenster”
5. Zorg ervoor dat de bovenste twee hokjes uitgevinkt staan
6. Klik op “OK”
7. Klik nogmaals op “OK”

Met de volgende instructies voegt u de knop “Markeren als gelezen toe aan de werkbalk Snelle toegang”:

1. Klik met de rechtermuisknop op het Lint
2. Selecteer “Werkbalk snelle toegang aanpassen…”
3. Selecteer bij “Kies opdrachten uit:” de optie “Alle opdrachten”
4. Sleep de schuifbalk totdat u de opdracht “Markeren als gelezen” ziet
5. Selecteer de opdracht “Markeren als gelezen”
6. Klik op “Toevoegen”
7. Zet deze opdracht op de vijfde plaats van boven. Deze positie is bepalend voor de sneltoets waarmee de opdracht wordt aangeroepen, te weten ALT+5
8. Klik op “OK”

Vanaf nu kunt u e-mailberichten markeren als gelezen met de sneltoets ALT+5.

Kim Kennis & Informatie Management plaatst elke week een les uit haar Outlook e-mail training “Effectief E-Mail Gebruik” op haar blog. Meld u aan op ons twitter account @InformatieProfs en blijf ook op de hoogte.

Elk e-mailbericht bevat gegevens die zichtbaar of onzichtbaar zijn weergegeven in de kolomvelden. De kolomvelden kunnen uit of aan worden gezet en van volgorde worden gewijzigd. Hiervoor wordt de Veldkiezer gebruikt.

In deze tutorial wordt beschreven hoe in Outlook 2010 het kolomveld “CC” wordt toegevoegd. Zie voor het toevoegen van een extra kolom in Outlook 2010 ook de instructie op Youtube.

1. Klik met de rechtermuisknop naast het kolomveld “Onderwerp”
2. Selecteer “Veldkiezer”
3. Selecteer in de Veldkiezer kolomveld “CC” en sleep deze tussen de kolommen “Onderwerp” en “Ontvangen”
4. Pas de kolombreedte aan door te dubbelklikken op de rechterzijde van de zojuist aangemaakte kolom
5. Sluit de Veldkiezer

Met de kolom CC wordt zichtbaar aan wie de e-mailberichten in CC zijn gestuurd.

Kim Kennis & Informatie Management plaatst elke week een les uit haar training “Effectief E-Mail Gebruik” op haar blog. Meld u aan op ons twitter account @InformatieProfs en blijf ook op de hoogte.

Outlook automatisch voor u laten werken? Het kan met het instellen van regels. In deze tutorial geven wij het voorbeeld van inkomende CC berichten, maar u kunt dit ook doen met specifieke zoekwoorden die in uw e-mails voorkomen van bv. materialen, leveranciers, projecten etc.

In deze tutorial wordt ter illustratie beschreven hoe in Outlook 2010 CC-berichten automatisch in de map “8. CC-tjes” worden bezorgd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een regel. Zie voor het automatisch bezorgen van CC-tjes in een aparte map in Outlook 2010 ook de instructie op Youtube.

1. Klik met de rechtermuisknop op de hoofdmap van Outlook.
2. Selecteer “Nieuwe map…”
3. Noem deze map “8. CC-tjes” en klik OK.
4. Selecteer de map waarin de e-mailberichten normaliter worden bezorgd.
5. Klik op tabblad “Start”
6. Klik op de knop “Regels”
7. Selecteer “Waarschuwingen en regels beheren”
8. Klik op “Nieuwe regel…”
9. Selecteer “Regel toepassen op berichten die ik ontvang”
10. Klik “Volgende”
11. Vink aan “Met mijn naam in het vak CC”
12. Klik “Volgende”
13. Vink aan “Verplaats het berichten naar naam map”
14. Klik op “naam map” in het onderste vak
15. Selecteer de map “8. CC-tjes”
16. Klik “OK”
17. Klik “Volgende”
18. Klik opnieuw “Volgende”
19. Klik “Voltooien”
20. Klik “OK”

Voortaan worden e-mailberichten waarin uw naam in het CC-vak wordt vermeld bezorgd in de map “8. CC-tjes”.

Kim Kennis & Informatie Management plaatst elke week een les uit haar Outlook e-mail training “Effectief E-Mail Gebruik” op haar blog. Meld u aan op ons twitter account@InformatieProfs en blijf ook op de hoogte.